«

»

sty 31

Zarządzanie czasem i efektywność.

Część nr 1: Nowe zasady i efektywność pracy

Zgodnie z obietnicą wracam do tematu efektywności.

Cały świat pędzi dzisiaj z zawrotną prędkością. Otacza Nas coraz większy szum informacyjny, zaskakuje Nas ogromna ilość niezaplanowanych zadań. Czy da się jeszcze wrócić do stanu normalności, gdzie można powiązać terminową i solidną realizację projektów, rozwijanie firmy, bycie kochającym mężem i troskliwym ojcem i nie czuć się każdego wieczoru zmęczonym do granic możliwości i przerażonym, że zrealizowaliśmy 1/3 zaplanowanych zadań? Dowiedz się jak poprawić efektywność twoich działań.

Mam ogromną przyjemność zaprezentować pierwszy wpis nowego cyklu porad, dotyczących zarządzania własną osobą i czasem. Postaram się pokazać Wam jak w prosty sposób odmienić swoje myślenie i życie, wprowadzić kilka prostych zmian, a w efekcie uzyskać co najmniej dwukrotny wzrost efektywności swoich działań. Zapraszam.

 

Rozpoznanie sytuacji.

Opisany we wstępie tryb generuje stres. Ten z kolei prowadzi do skrajnego zmęczenia. Zatraca się skrupulatność, zadania wykonywane są pobieżnie, uciekają terminy.  Cierpi na tym firma, przekłada się to również na pogorszenie relacji rodzinnych.  Sądzę, że po kilkunastu miesiącach naprawdę ciężkiej pracy znalazłem rozwiązanie moich problemów i chciałbym się nim dzisiaj z Wami podzielić. Wprowadzam trzy nowe zasady, które mają za zadanie przywrócić stan normalności. Od razu powiem Wam, że to co otrzymałem w zamian przerosło moje najśmielsze oczekiwania.

 

 

Efektywność przed zmianami.

  • Ile razy złapaliście się na tym, że samo przeczytanie wszystkich maili z dnia poprzedniego zajmuje Wam 30% (lub więcej) całego czasu, który codziennie poświęcacie na pracę?
  • Ile razy zdarzyło się, że prowadzicie równolegle po kilka projektów i wykonując po kilka zadań do każdego z nich na koniec dnia czujecie, że nie przesunęliście się ani o krok w kierunku ich zamknięcia?
  • Ile razy nawet po godzinach pracy myślicie o niej martwiąc się jak to będzie dna następnego i co jeszcze musicie zrobić?

Znacie ten stan? Równia pochyła. I z każdym dniem jest coraz gorzej.

Taki stan rzeczy utrzymujący się przez dłuższy czas (w moim przypadku było to kilkanaście miesięcy) może zapędzić człowieka pod przysłowiową ścianę. Spada motywacja, znika chęć do działania. Nagromadzony stres wycieńcza i przelewa się na stosunki rodzinne. To wszystko jest ze sobą bardzo mocno skorelowane.

Jedni zniosą taki stan rzeczy nieco lepiej inni gorzej. Zależy od tego jak silną psychikę kto posiada. Natomiast chyba zgodzicie się ze mną, że trzeba wprowadzić zmiany, które pozwolą poukładać cały ten bajzel i tym samym umożliwią zyskanie przewagi nad konkurencją. Dokładnie to co napisałem – wyprzedzisz dzięki temu konkurencję.

 

Zamknij tamten etap!

Przede wszystkim wprowadzenie jakichkolwiek zmian musisz rozpocząć od zrobienia podsumowania tego jak to wyglądało dotychczas. Robiąc sobie taki „rachunek sumienia” będziesz mógł spojrzeć z dystansem jak to wszystko do tej pory wyglądało. Najlepiej weź sobie kartkę i wypisz wszystkie problemy z którymi na co dzień się borykasz. Podkreśl te, które generują u ciebie największy stres. Spójrz na listę jeszcze raz.
Teraz możesz zacząć układać sobie wszystko w głowie. Do tego się to sprowadza.

 

Niech wzrośnie efektywność.

Przejdę wreszcie do sedna. Zasady które wprowadzam ograniczają się do trzech prostych działań:

  1. Wygeneruj dodatkowy czas.
  2. Z listy codziennych zadań, działań, spraw do załatwienia wytypuj 20% tych najważniejszych i tylko nimi się zajmij.
  3. Stwórz bloki czasowo-zadaniowe i zajmuj się jednocześnie wyłącznie jednym tematem.

1. Czas. Kto z nas ma go pod dostatkiem? Wszyscy cierpimy dzisiaj na brak czasu. Jak wygenerować dodatkowy czas? Sprawa jest prosta: z rana.
W jaki sposób? Wcześniejsze wstawanie.
Zwykle mój dzień rozpoczynał się pobudką na 15 minut przed rozpoczęciem zadań związanych z pracą. Szybka kawa i do pracy. Wedle tej zasady zaplanowałem wstawać 1h wcześniej. W tym czasie będzie wygenerowany blok na aktywność fizyczną – jakaś spokojna przebieżka, która pobudzi mój umysł do działania. Od miesięcy jedynie planuję powrót do uprawiania sportu. Pora przekuć plany na konkretne działanie.
Następnie blok czasu poświęcony pracy twórczej w kierunku rozwoju firmy. Pisanie bloga, koncypowanie, krótki wypunktowany plan dnia. Pozwoli to rozpocząć pracę na odpowiednich obrotach bez strat na wybór zadnia którym zajmę się jako pierwszym. Spróbuj a zobaczysz jak bardzo poczujesz się odmieniony.

2. Drugie działanie to skorzystanie z dobrodziejstw zasady Pareto: 20% spośród twoich działań generuje 80% efektów. Wedle tej zasady wybierając 20% najważniejszych zadań spośród tych zaprzątających twoją głowę osiągniesz 80% rezultatu. Przede wszystkim z listy codziennych zadań / spraw od razu wyrzuć te, na które nie masz wpływu. Wyrzuć je z głowy. Nie ma sensu tracić na nie energii, skoro i tak nic nie wskórasz.

Teraz zastanów się, którym ze spraw nadałbyś najwyższy priorytet. Wybierz 3-4 z nich i tylko im poświęć swoją uwagę w najbliższym czasie. Musisz nauczyć się nadawać zadaniom priorytety. Jest to kluczowa sprawa, aby ta zmiana mogła zadziałać. Zdziwisz się jak ogromny efekt uzyskasz.

3. Trzecia sprawa i chyba najważniejsza – stwórz bloki czasowo-zadaniowe i sztywno się ich trzymaj. Bez tego dwa poprzednie działania nie będą działały poprawnie.

Chodzi o to, żeby wyrobić w sobie nawyk pracy nad jednym i tylko jednym zadaniem na raz. Wyobraź sobie mały cichy pokoik z krzesłem i biurkiem. W pomieszczeniu obok znajduje się regał z książkami. Pokój z biurkiem to miejsce realizacji zadania. Książki na regale w pokoju obok to Twoje zadania.
Przystępując do pracy bierzesz konkretne zadanie, zamykasz się w pokoju z biurkiem i oddajesz się pracy tylko nad nim. Kiedy kończy się wyznaczony przez Ciebie blok czasu poświęcony na to zadanie, zapisujesz pracę. Nawet jeśli nie zrealizowałeś całości. Zamykasz temat i odkładasz na półkę. Przestajesz o nim myśleć, nie wracasz do niego, aż do momentu kiedy przyjdzie kolejny blok czasowy dedykowany na to zadanie.

Jest to bardzo trudna sprawa, ale tylko na początku. Jeśli potraktujesz to bardzo rygorystycznie to Ci się uda. Zobaczysz że twoja efektywność wzrosła co najmniej dwukrotnie. Zaczniesz realizować więcej i w dużo lepszej jakości. Znajdziesz nowe pokłady energii, a w konsekwencji gwarantuje, że poprawi się również Twoje samopoczucie.

Na koniec.

Możesz mi wierzyć lub nie. Na pewno spróbuj i podziel się jaki efekt uzyskałeś.
Te trzy zasady odmieniły moje życie dlatego dzielę się nimi z Tobą. Dzięki nim odzyskałem kontrolę nad wszystkim i od tamtej pory wszystko nabrało nowego rozpędu.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć tych znaczników i atrybutów HTMLa: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>